eingehende und ausgehende Schreiben (physisch, digital, E-Mail)

interne Vermerke

Entscheidungen und Genehmigungen

Gesprächsnotizen

relevante Unterlagen von Dritten

des Kirchenrechts (CIC)

des kirchlichen Datenschutzes (KDG)

interner Ordnungen, Gesetze und Dienstanweisungen (bistumseigene Normen)

staatlicher Vorgaben, soweit anwendbar (z. B. Aufbewahrungsfristen)

reine Terminkoordinierungen

unverbindliche Voranfragen ohne Relevanz bei einem späteren Vorgang

persönliche Notizen ohne Entscheidungsbezug

interne Abstimmungen ohne Relevanz für den Vorgangsverlauf

Entwürfe, die durch finale Versionen ersetzt wurden

private Nachrichten, die keine Dienstbezüge haben

Briefe, E-Mails, Dokumente werden vollständig abgelegt.

E-Mails werden gedruckt und analog veraktet oder digital als pdf, nicht als Outlook-Element, zum Vorgang genommen.

Vermerke über Telefonate, Gespräche, Besprechungen sind zu erstellen, wenn entscheidungsrelevant.

Ein Vermerk enthält mindestens:

Jede Entscheidung braucht eine nachvollziehbare Begründung.

Verantwortliche Personen sind zu nennen.

In einigen Kontexten können auch Bilder und Videos aktenrelevant sein. Diese sollten so abgelegt werden, dass klar ist, auf welchen Vorgang sie sich beziehen. Zudem sollte auf eine klare Dateibenennung geachtet werden. Gerade bei Videodateien empfiehlt sich zudem ein begleitender Vermerk, der die Relevanz des Videos erläutert und entsprechende Zeitmarkierungen beigibt.

Klassische Beispiele sind:

Daten nur im Rahmen dienstlicher Aufgaben einsehen.

Keine Ablage in privaten Verzeichnissen oder bistumsfremden Cloud-Diensten.

kirchlichen Ordnung(en) des Bistums,

kirchlichem Datenschutz (KDG),

spezialrechtlichen Vorgaben (z. B. Matrikelrecht).

Vorgänge mit rechtlicher Bedeutung: lange bzw. dauerhafte Archivierung

Vorgänge ohne langfristige Bedeutung: zeitlich begrenzte Aufbewahrung

korrekte Ablage

rechtzeitige Dokumentation

sorgfältigen Umgang mit Datenschutz und Vertraulichkeit

Rückfragen klären, bevor entscheidungsrelevante Informationen verloren gehen,

Transparenz innerhalb der Zuständigkeitsbereiche,

Übergaben dokumentieren.

Führungskräfte müssen ordnungsgemäße Aktenführung einfordern

Gleichzeitig muss Mitarbeitenden genug Zeit eingeräumt werden, um sachgemäße Veraktung zu ermöglichen

es um Personal, Konflikte, Finanzen, Baufragen oder kirchenrechtliche Themen geht

eine offizielle Stellungnahme vorbereitet wird

ein Vorgang entsteht, der später rechtliche Bedeutung haben kann

Transparenz

Qualität

Rechtssicherheit

Professionelles Verwaltungshandeln

Funktionsfähigkeit des Bistums

Schutz für Mitarbeitende und Entscheidungsträger

Auch E-Mails können aktenrelevant sein. Daher empfiehlt es sich pro E-Mail nur zu einem Thema zu korrespondieren. So kann sichergestellt werden, dass die Mail nicht in mehreren Kontexten abgelegt werden muss. Besonders zu vermeiden sind „privatdienstliche“ E-Mails in denen private und dienstliche Kontexte vermischt sind (Beispiel: „Für Herrn Müller haben wir einen Ehedispens erwirkt. Ach, und willst du nachher mit in den Erbacher Hof kommen? Dort gibt es heute Schnitzel“). Denn so werden nicht nur dienstliche, sondern auch private Informationen veraktet, was vor allem dann unprofessionell wirkt, wenn andere die Akte einsehen. Generell sollten dienstliche Mails immer so formuliert sein, dass man diese auch ohne weitere Bearbeitung und Gesichtsverlust an andere weiterleiten kann.

Bleiben E-Mails nur in der eigenen Outlookablage ist das die Entscheidung, dass der Inhalt nicht aktenrelevant ist. Aktenrelevante E-Mails müssen entweder physisch ausgedruckt oder als pdf zum digitalen Vorgang genommen werden und nicht als Outlook-Element.

Für Notizen die nachvollziehbar machen, wer etwas bearbeitet hat, sollten keine Klebezettel verwendet werden. Diese fallen leicht ab und die Information ist verloren. Daher ist es besser direkt auf das Dokument zu schreiben.