Bistum Mainz
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Geschäftsordnung für den Koordinierungsausschuss

vom 30. November 2016

(Kirchliches Amtsblatt für die Diözese Mainz 2017, Nr. 1, Ziff. 6, S. 15 ff.)

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Präambel

Die (Erz-)Diözesen Freiburg, Fulda, Limburg, Mainz, Rottenburg-Stuttgart, Speyer und Trier haben eine gemeinsame Datenschutzstelle des gemeinsamen Datenschutzbeauftragten1# – im Folgenden Datenschutzstelle genannt – eingerichtet. Zur Koordinierung der mit der Datenschutzstelle zusammenhängenden Finanzierungs- und Verwaltungsangelegenheiten wird gemäß § 5 der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung über die Errichtung der Datenschutzstelle ein Koordinierungsausschuss eingesetzt, für den die folgende Geschäftsordnung gilt. Diese Geschäftsordnung wird vom Generalvikar des Belegenheitsbistums im Einvernehmen mit den Generalvikaren der anderen beteiligten (Erz-) Diözesen erlassen.
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§ 1
Zusammensetzung des Koordinierungsausschusses

( 1 ) Die (Erz-)Bischöfe der beteiligten (Erz-)Diözesen berufen jeweils ein Mitglied mit Stimmrecht in den Koordinierungsausschuss. Die Berufung erfolgt auf fünf Jahre (Amtsperiode). Die erstmalige Berufung erfolgt zum 01.01.2017. Eine vorzeitige Abberufung eines Mitglieds durch den entsendenden (Erz-)Bischof ist jederzeit möglich und muss allen beteiligten (Erz-)Diözesen unverzüglich schriftlich angezeigt werden. Im Falle einer Abberufung ist unverzüglich ein neues Mitglied für die restliche Amtsperiode zu berufen. Die Mitglieder des Koordinierungsausschusses sollen mehrheitlich die Befähigung zum Richteramt haben.
( 2 ) Der Koordinierungsausschuss wählt für eine Amtsperiode von jeweils fünf Jahren aus seiner Mitte einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden. Wiederwahl ist zulässig. Bei vorzeitigem Ausscheiden des Vorsitzenden oder des stellvertretenden Vorsitzenden hat eine Nachwahl durch die nächste reguläre Zusammenkunft des Koordinierungsausschusses für den Rest der Amtsperiode zu erfolgen.
( 3 ) Auf Vorschlag des Vorsitzenden kann einem Schriftführer das Fertigen einer Niederschrift (§ 3 Absatz 5) übertragen werden. Der Schriftführer muss nicht Mitglied des Koordinierungsausschusses sein. Er ist zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
( 4 ) Soweit der Koordinierungsausschuss nicht im Einzelfall etwas anderes beschließt, nimmt der Diözesandatenschutzbeauftragte, im Verhinderungsfall sein Vertreter, an den Sitzungen des Koordinierungsausschusses beratend teil.
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§ 2
Aufgaben des Koordinierungsausschusses

( 1 ) Unter Wahrung der den (Erz-)Bischöfen kirchenrechtlich vorbehaltenen Zuständigkeiten und unter Wahrung der in § 17 KDO festgelegten Unabhängigkeit des Diözesandatenschutzbeauftragten kommen dem Koordinierungsausschuss die in der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung genannten Aufgaben zu, insbesondere:
  1. Genehmigung des vom gemeinsamen Datenschutzbeauftragten zu erstellenden Wirtschaftsplanes inklusive des Stellenplanes über die dem Diözesandatenschutzbeauftragten zukommende Personal- und Sachausstattung nach Maßgabe der durch die Mitgliedsdiözesen zur Verfügung gestellten Mittel,
  2. Genehmigung des vom gemeinsamen Datenschutzbeauftragten zu erstellenden Jahresabschlusses,
  3. Entgegennahme des gemäß den Vorgaben der KDO regelmäßig zu erstattenden Tätigkeitsberichtes des Diözesandatenschutzbeauftragten,
  4. Vorschlag zur Bestellung des Diözesandatenschutzbeauftragten,
  5. Vorschlag zur Herstellung des Einvernehmens für die Bestellung des Vertreters des Diözesandatenschutzbeauftragten,
  6. Vorschlag zum Widerruf der Bestellung zum Diözesandatenschutzbeauftragten,
  7. die Entscheidung über weitere Angelegenheiten, die die Datenschutzstelle betreffen und die sich als regelungsbedürftig erweisen, soweit sie nicht vom Diözesandatenschutzbeauftragten zu regeln oder der Entscheidung der Generalvikare oder (Erz-)Bischöfe der Mitgliedsdiözesen vorbehalten sind.
( 2 ) Beschlüsse zu den Buchstaben a) bis f) müssen mit den Stimmen aller anwesenden Mitglieder einstimmig erfolgen.
( 3 ) Der Vorsitzende des Koordinierungsausschusses ist Dienstvorgesetzter des Diözesandatenschutzbeauftragten, wobei dessen Unabhängigkeit nach den jeweils geltenden Regelungen der KDO zu wahren ist. Entsprechendes gilt für den Stellvertreter in Ausübung der Vertretung.
( 4 ) Im Falle der Bestellung des Diözesandatenschutzbeauftragten (Absatz 1 Buchstabe d)) ist nach Möglichkeit eine Liste mit drei geeigneten Kandidaten zu erstellen und den (Erz-)Bischöfen in Form eines mit Begründung versehenen Rankings zur Entscheidung vorzulegen.
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§ 3
Arbeitsweise des Koordinierungsausschusses

( 1 ) Der Koordinierungsausschuss ist beschlussfähig, wenn wenigstens die Hälfte seiner Mitglieder, darunter der Vorsitzende oder der stellvertretende Vorsitzende, anwesend sind. Eine Vertretung ist nicht möglich. Die Stimmrechtsübertragung an ein anderes Mitglied des Koordinierungsausschusses ist möglich. Jedes Mitglied kann aber höchstens eine Stimme übertragen bekommen. Die Stimmrechtsübertragung ist schriftlich (Brief, Telefax, E-Mail) vorzunehmen und dem Vorsitzenden spätestens zu Beginn der Sitzung nachzuweisen.
( 2 ) Sitzungen des Koordinierungsausschusses finden mindestens einmal jährlich, darüber hinaus nach Bedarf, statt. Zu diesen Sitzungen ist in Textform (Brief, Telefax, E-Mail) mit einer Frist von mindestens vier Wochen unter Angabe der Beratungspunkte einzuladen. Schriftliche Vorlagen sollen den Mitgliedern spätestens eine Woche vor der Sitzung vorliegen. Der Koordinierungsausschuss ist vom Vorsitzenden einzuberufen, wenn es mindestens zwei Mitglieder unter Angabe der Beratungspunkte in Textform (Brief, Telefax, E-Mail) verlangen.
( 3 ) Der Vorsitzende, im Verhinderungsfalle der stellvertretende Vorsitzende, leitet die Sitzungen des Koordinierungsausschusses. Der Vorsitzende ist für die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Koordinierungsausschusses verantwortlich.
( 4 ) Soweit in dieser Geschäftsordnung nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist, entscheidet der Koordinierungsausschuss mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder. Stimmenthaltungen werden dabei nicht mitgezählt. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden. Der Koordinierungsausschuss kann Beschlüsse im Einzelfall auch im schriftlichen oder im elektronischen Umlaufverfahren fassen, wenn alle Mitglieder dieser Form der Beschlussfassung zustimmen.
( 5 ) Über die Sitzungen des Koordinierungsausschusses ist eine Niederschrift anzufertigen, die allen Mitgliedern spätestens vier Wochen nach der Sitzung zugeht. Die Niederschrift ist vom Protokollanten und dem Vorsitzenden, im Verhinderungsfalle vom stellvertretenden Vorsitzenden, zu unterzeichnen. Sie gilt vier Wochen nach Zugang als genehmigt, wenn keine Änderungswünsche eingehen.
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§ 4
Sitzungsort, Kosten, Anschrift

( 1 ) Die Sitzungen des Koordinierungsausschusses sollen am Dienstsitz der Datenschutzstelle stattfinden.
( 2 ) Etwaige Kosten, die im Zusammenhangmit der Aufgabe des Koordinierungsausschusses entstehen, werden gemäß Verteilschlüssel in § 5 der Vereinbarung aufgeteilt. Das Belegenheitsbistum tritt dafür in Vorlage.
( 3 ) Reisekosten werden von jedem Mitglied unmittelbar mit dem entsendenden (Erz-)Bistum abgerechnet.
( 4 ) Der Koordinierungsausschuss ist postalisch und elektronisch am Dienstsitz des Vorsitzenden zu erreichen.
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§ 5
Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt am 01.01.2017 in Kraft.
Az.: 555B/17842/16/01/9
Limburg, den 30. November 2016
Wolfgang Rösch
Generalvikar
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1 ↑ Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beide Geschlechter.